Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Brais Bugallo Fernández (Five Level AI Agency)
• NIF: 76583690S
• Domicilio: Rúa Vista Alegre 23, 27500 Chantada, Lugo (España)
• Teléfono: +34 604 86 48 06
• Correo electrónico: hola@iagency.five-level.com

2. Normativa aplicable

Esta política de privacidad se ha elaborado conforme al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD), y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

3. ¿Qué datos recogemos?

Dependiendo de cómo interactúe con el sitio web o los servicios, podemos recoger:

• Datos de contacto y del negocio: nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa, sector de actividad, ciudad, número de empleados, facturación mensual aproximada y presupuesto disponible para la contratación de servicios, facilitados voluntariamente por el usuario a través de los formularios de solicitud de consultoría, contacto o test diagnóstico del sitio web. Estos datos se utilizan exclusivamente para evaluar la viabilidad del proyecto y preparar una propuesta personalizada.
• Datos de facturación y pago: en caso de contratación de servicios, datos necesarios para la facturación (nombre, dirección, NIF/CIF). Los datos de pago (tarjeta bancaria, etc.) son gestionados directamente por nuestro proveedor de pagos (Stripe), y no se almacenan en nuestros servidores.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, tiempo de permanencia, mediante cookies y tecnologías similares (ver nuestra Política de Cookies).

4. ¿Con qué finalidad tratamos sus datos?

Los datos personales se tratan con las siguientes finalidades:

• Atender consultas, solicitudes de presupuesto o información recibidas a través de los formularios del sitio web.
• Gestionar la relación contractual y la prestación de los servicios de consultoría, marketing digital, software y automatización con IA.
• Emitir facturas y cumplir con obligaciones fiscales y contables.
• Gestionar los pagos a través de nuestro proveedor de pasarela de pago (Stripe).
• Enviar comunicaciones comerciales sobre nuestros servicios, siempre que el usuario haya prestado su consentimiento expreso.
• Mejorar el funcionamiento del sitio web y analizar su uso.
• Mitigación del fraude, seguridad y validación de solicitudes: Los datos introducidos en los cuestionarios diagnósticos son procesados mediante reglas lógicas automatizadas en segundo plano para verificar su coherencia mínima empresarial. Esto se realiza con el fin exclusivo de mitigar el spam, proteger la agenda de reservas frente a datos manifiestamente falsos y garantizar la seguridad técnica de la infraestructura informática de la agencia.

5. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

La base legal para el tratamiento de sus datos es:

• Consentimiento del interesado, para el envío de formularios de contacto, realización del test diagnóstico y comunicaciones comerciales.
• Ejecución de un contrato, para la prestación de los servicios contratados y la gestión de pagos y facturación.
• Cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal, contable y mercantil.
• Interés legítimo de la agencia, enfocado en la prevención del fraude informático, control de spam y optimización de la seguridad del sitio web y la gestión de citas comerciales.

6. ¿Por cuánto tiempo conservamos sus datos?

Los datos personales se conservarán:

• Mientras se mantenga la relación contractual o comercial y, una vez finalizada, durante los plazos de prescripción legal aplicables según el tipo de obligación: 4 años para las obligaciones tributarias generales (art. 66 de la Ley 58/2003 General Tributaria) y 6 años para la documentación mercantil que deba conservarse contablemente (art. 30 del Código de Comercio). Los datos relativos a documentación aduanera se conservarán conforme a su plazo específico de 4 años.
• Los datos de formularios de contacto y test analíticos sin relación contractual posterior se conservarán durante el tiempo necesario para atender la consulta y, como máximo, durante 1 año, salvo que el usuario solicite su supresión antes. Los datos de un lead que inicia el formulario pero no completa la reserva se conservan un máximo de 30 días para permitir completar la solicitud; transcurrido ese plazo sin respuesta, se suprimen.

7. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

Sus datos podrán ser comunicados a:

• Stripe (proveedor de servicios de pago), para la gestión de cobros y pagos derivados de la contratación de servicios.
• Proveedores tecnológicos de infraestructura, alojamiento, mensajería y modelos de lenguaje, que actúan como encargados del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. La identidad concreta de cada encargado se facilita a los clientes en el contrato de encargo y, a cualquier interesado que lo solicite, a través de los datos de contacto indicados en esta política.
• La Agencia Tributaria y demás organismos públicos, cuando exista obligación legal de hacerlo.

Se informa de que, en el marco de la prestación de los servicios, utilizamos herramientas y plataformas tecnológicas cuyos servidores pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo, entre ellas Stripe (pagos), Meta/WhatsApp Business Platform (mensajería conversacional), Google (Calendar y herramientas de productividad), HubSpot u otros proveedores de CRM e infraestructura en la nube, y proveedores de infraestructura de inteligencia artificial. En todos los casos, dichas transferencias internacionales se realizan al amparo de garantías adecuadas conforme al Capítulo V del RGPD (Cláusulas Contractuales Tipo, decisiones de adecuación de la Comisión Europea o el mecanismo Data Privacy Framework UE-EE.UU. aplicable).

Soporte técnico y mantenimiento: para la gestión de incidencias, la supervisión de la infraestructura y el mantenimiento de los sistemas de IA, Five Level AI Agency cuenta con un equipo de soporte y con partners tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento bajo las garantías del artículo 28 del RGPD y los acuerdos contractuales aplicables.

Tratamiento de datos y flujos de Inteligencia Artificial: los datos de carácter personal y los flujos de conversación recopilados para la ejecución de las automatizaciones se tratan de forma confidencial. La gestión técnica y el mantenimiento de las bases de datos se delegan en proveedores de infraestructura autorizados bajo contrato, en calidad de encargados del tratamiento. El procesamiento a través de APIs de modelos de lenguaje se realiza conforme a las condiciones contractuales acordadas con cada proveedor. [VERIFICAR: política de retención cero y exclusión de uso para reentrenamiento por parte del proveedor de modelos de lenguaje]. Se reconoce el derecho de los usuarios a solicitar la intervención humana en los procesos automatizados de filtrado comercial.

8. Tratamiento de datos mediante sistemas de Inteligencia Artificial y formularios secuenciales

Responsable del Tratamiento: Los datos de contacto capturados en el primer paso de los formularios (Nombre, Teléfono, Email) se almacenan en la infraestructura de la agencia con la base jurídica del consentimiento y la gestión precontractual.

Conservación y rescate de leads: Si introduce sus datos de contacto en el primer paso del formulario secuencial pero no finaliza la reserva en el calendario, conservaremos sus datos de contacto durante un plazo máximo de 30 días, con la finalidad exclusiva de enviar recordatorios o asistencia para completar la solicitud a través de los canales de mensajería gestionados por la agencia. Transcurrido ese plazo sin respuesta, los datos se suprimen.

Conformidad con la normativa de IA: Los asistentes conversacionales y herramientas interactivas del sitio operan de forma automatizada mediante Inteligencia Artificial, conforme a la normativa vigente. Los flujos están diseñados exclusivamente para la optimización de interacciones comerciales B2B. Los usuarios son informados de la naturaleza automatizada del sistema y pueden solicitar en cualquier momento la intervención humana.

Uso de modelos de lenguaje (LLM): Las consultas procesadas en los asistentes conversacionales se transfieren a los modelos de lenguaje a través de las APIs de los proveedores tecnológicos correspondientes. El tratamiento se realiza conforme a las condiciones contractuales acordadas con cada proveedor. [VERIFICAR: política de retención cero y exclusión de uso para reentrenamiento por parte del proveedor de modelos de lenguaje].

9. Tratamiento de datos en automatizaciones conversacionales (WhatsApp)

Cuando el cliente contrata sistemas de IA conversacional que interactúan con usuarios finales a través de WhatsApp u otras plataformas de mensajería, el tratamiento de los datos personales recopilados durante dichas conversaciones se realiza conforme a las siguientes condiciones:

• Datos recopilados: el sistema de IA puede recopilar datos personales facilitados por el usuario durante la conversación (nombre, teléfono, correo electrónico, y cualquier información que el usuario comparta voluntariamente). La recopilación se limita a los datos estrictamente necesarios para la finalidad de la interacción (reserva de cita, solicitud de información, gestión de incidencia, etc.).
• Base legal e información previa: el usuario es informado al inicio de la conversación de que está interactuando con un sistema automatizado. El tratamiento de los datos que el usuario facilite voluntariamente durante la conversación se ampara en la base legal de ejecución de medidas precontractuales o del contrato a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD) cuando la interacción tenga por objeto la reserva, solicitud o gestión de un servicio, y en el interés legítimo de Five Level AI Agency o de su cliente (art. 6.1.f RGPD) para la atención de consultas informativas. En ningún caso el consentimiento se infiere de la mera continuación de la conversación; el usuario es informado previamente de la naturaleza automatizada del sistema y puede solicitar en cualquier momento la intervención humana, en cumplimiento del Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial) y del RGPD.
• Cifrado y ubicación de servidores: los datos recopilados se almacenan de forma segura en servidores ubicados en el Espacio Económico Europeo (UE) o plataformas acogidas a marcos internacionales seguros. Las plataformas de mensajería (WhatsApp Business Cloud API) operan bajo los acuerdos de transferencia internacional pertinentes.
• Políticas de retención: los datos de conversaciones se conservan durante el plazo de la relación contractual con el cliente y, posteriormente, durante los plazos de prescripción legal aplicables. El cliente puede configurar políticas de retención más restrictivas según sus necesidades.
• Derecho de supresión: el usuario final puede ejercer su derecho de supresión solicitando la eliminación de sus datos directamente al responsable del tratamiento (el cliente que contrató el sistema) o a Five Level AI Agency como encargado del tratamiento, a través de hola@iagency.five-level.com.
• Responsabilidad del cliente: el cliente que contrata el sistema de IA conversacional actúa como responsable del tratamiento de los datos de sus usuarios finales, siendo Five Level AI Agency el encargado del tratamiento. El cliente es responsable de informar a sus usuarios sobre el tratamiento de sus datos y de obtener las autorizaciones necesarias.

10. ¿Cuáles son sus derechos?

Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si en Five Level AI Agency estamos tratando datos personales que le conciernan. Las personas interesadas tienen derecho a: acceder a sus datos personales, solicitar la rectificación de los datos inexactos, solicitar su supresión cuando ya no sean necesarios para los fines recogidos, solicitar la limitación de su tratamiento, oponerse al tratamiento, solicitar la portabilidad de sus datos y retirar el consentimiento prestado en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

En el caso de datos de usuarios finales recopilados a través de los sistemas conversacionales contratados por un cliente (por ejemplo, conversaciones de WhatsApp), el responsable del tratamiento de dichos datos es el cliente que contrató el sistema. Las solicitudes de supresión o ejercicio de derechos de esos usuarios finales deben dirigirse al cliente responsable; Five Level AI Agency actúa como encargado del tratamiento y dará traslado de cualquier solicitud que reciba al cliente correspondiente.

Estos derechos pueden ejercerse enviando un correo electrónico a hola@iagency.five-level.com, indicando el derecho que se desea ejercer y adjuntando una copia de su documento identificativo. Asimismo, se informa de que puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa vigente.

11. Medidas de seguridad

Five Level AI Agency adopta las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad e integridad de los datos personales tratados, evitando su alteración, pérdida, acceso o tratamiento no autorizado, de acuerdo con el estado de la tecnología actual.

12. Cambios en la política de privacidad

Five Level AI Agency se reserva el derecho a modificar la presente política de privacidad para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o de la industria tecnológica. Se recomienda revisar periódicamente esta página.